Sword Group : Avis de Convocation des Actionnaires à l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle et Extraordinaire de la Société 28 avril 2023

SWORD GROUP SE
Société Européenne
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AVIS DE CONVOCATION DES ACTIONNAIRES À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE ANNUELLE ET EXTRAORDINAIRE DE LA SOCIÉTÉ

Mesdames et Messieurs les actionnaires sont informés qu’ils sont convoqués en Assemblée Générale Ordinaire et Extraordinaire le 28 avril 2023 à 11 heures, au siège social, à l’effet de délibérer sur l’ordre du jour suivant :

De la compétence de l’Assemblée Générale statuant aux conditions de quorum et de majorité d’une Assemblée Générale Ordinaire
- Lecture du rapport de gestion du Conseil d’administration, incluant le rapport sur la gestion du groupe et le compte-rendu sur la conclusion des conventions visées par l’article L.441-7 de la loi modifiée du 10 août 1915 relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2022 ;
- Lecture du rapport du réviseur d’entreprises agréé sur les comptes annuels 2022, les états financiers consolidés du groupe et sur l’exécution de sa mission ;
- Approbation des comptes statutaires au 31 décembre 2022 ;
- Approbation des comptes consolidés au 31 décembre 2022 ;
- Affectation du résultat de l’exercice statutaire au 31 décembre 2022 ;
- Décharge aux administrateurs pour leur gestion au titre de l’exercice 2022 ;
- Compte-rendu de la rémunération allouée aux administrateurs durant l'exercice 2022 ;
- Approbation de la politique de rémunération ;
- Approbation de la rémunération annuelle des administrateurs ;
- Quitus au réviseur d’entreprises agréé pour sa mission au titre de l’exercice 2022 ;
- Nomination du réviseur d’entreprises agréé ;
- Pouvoirs pour formalités.

De la compétence de l’Assemblée Générale statuant aux conditions de quorum et de majorité d’une Assemblée Générale Extraordinaire
- Annulation du programme de rachat d’actions adopté par l’assemblée générale extraordinaire du 28 avril 2020 et autorisation à donner au Conseil d’Administration pour le rachat par la Société de ses propres actions dans le cadre d’un nouveau programme de rachat ;
- Autorisation à donner au Conseil d’Administration de réduire le capital par voie d’annulation d’actions acquises dans le cadre de l’achat de ses propres actions par la Société ;
- Pouvoirs pour formalités.

Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède, a le droit de participer aux Assemblées Générales, de s’y faire représenter par procuration ou d’y voter par correspondance.

Pour s’informer :
Les documents et informations qui doivent être communiqués à l’Assemblée Générale, ainsi que le formulaire unique de vote par correspondance et de procuration (le « Formulaire Unique »), sont disponibles sur le site internet de la Société (https://www.sword-group.com/investisseurs) et au siège social pendant une période ininterrompue commençant le jour de la publication de la présente convocation et s’achevant le lendemain du jour de l’Assemblée Générale. Chaque actionnaire, sur production de son titre, peut obtenir gratuitement copie des documents dans les conditions légales applicables.

Ajout de points à l’ordre du jour et le droit de déposer des projets de résolutions :
Un ou plusieurs actionnaires disposant ensemble d’au moins 5% du capital social de la Société ont le droit de faire inscrire de nouveaux points à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale et/ou de proposer des projets de résolutions concernant des points inscrits ou à inscrire à l’ordre du jour.
Une telle demande doit être formulée par écrit et adressée à la Société soit par courrier postal (au siège social à l’attention de Stéphanie Desmaris), soit par courrier électronique (à relationsfinancieres@sword-group.lu) pour réception le 5 avril 2023 au plus tard.

La demande doit inclure soit (i) le texte du/des nouveau(x) point(s) d’ordre du jour proposé(s) ainsi que le texte de la/les résolutions(s) correspondant, ainsi qu’une explication, soit (ii) un projet alternatif de résolution concernant un point existant de l’ordre du jour, avec une indication claire du point de l’ordre du jour dont il s’agit, et une explication.
En outre, la demande doit contenir les coordonnées (nom, prénom, téléphone, adresse postale ou courrier électronique) d’une personne de contact afin de permettre à la Société d’accuser réception de la demande dans les quarante-huit (48) heures, ainsi qu’une preuve attestant de la qualité d’actionnaire et de la représentation de 5% au moins des actions de la Société sous la forme d’une confirmation émise par un intermédiaire financier, étant entendu que le demandeur devra avoir cette qualité à la « Date d’Enregistrement » (voir définition ci-après).

Droit de poser des questions écrites (par voie électronique) :
Les actionnaires ont le droit de poser des questions concernant les points inscrits à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. La Société s’engage à répondre à ces questions dans la limite des mesures qu’elle peut prendre afin de s’assurer de l’identification des actionnaires, du bon déroulement de l’Assemblée Générale et de sa préparation, ainsi que de la protection de la confidentialité et de ses intérêts commerciaux.

Assemblée Générale – Participer en votant par correspondance, par procuration ou par mandataire :
Seuls les actionnaires dont la qualité d’actionnaire apparaît directement ou indirectement dans le registre des actionnaires de la Société à la « Date d’Enregistrement » disposeront du droit de participer en votant par procuration ou par correspondance à l’Assemblée Générale. La « Date d’Enregistrement » est fixée au 14 avril 2023.
L’Assemblée Générale Ordinaire délibérera valablement sur les points de l’ordre du jour si au moins 25% du capital social émis est présent ou représenté. Les résolutions relatives aux points inscrits à l’ordre du jour seront adoptées à la majorité simple des voix valablement exprimées des actionnaires représentés.
L’Assemblée Générale Extraordinaire délibérera valablement sur les points à l’ordre du jour si au moins 50% du capital social émis est représenté. Les résolutions relatives aux points inscrits à l’ordre du jour seront valablement adoptées que si elles sont approuvées par au moins deux tiers des votes émis.

Conditions pour voter par correspondance, par procuration ou par mandataire :
Les actionnaires enregistrés à la « Date d’Enregistrement » peuvent donner des instructions de vote au Président Directeur Général ou à une tierce personne désignée par leur choix afin de voter à l’Assemblée Générale. Afin de donner des instructions de vote au Président Directeur Général, les actionnaires doivent envoyer à la Société (à l’attention de Stéphanie Desmaris) le Formulaire Unique dûment complété, daté et signé, avec le cas échéant, le certificat d’enregistrement, qui doit les recevoir au plus tard, par courriel (à relationsfinancieres@sword-group.lu), le 24 avril 2023.
Le Président Directeur Général votera en suivant les instructions données par l’actionnaire dans le formulaire unique précité. Si aucune instruction de vote n’est donnée dans le formulaire unique précité, le Président Directeur Général votera en faveur des résolutions figurant à l’ordre du jour proposées par le Conseil d’Administration.
Le formulaire unique précité est disponible sur le site internet de la Société.
Les actionnaires qui souhaitent révoquer un formulaire unique déjà envoyé à la Société peuvent le faire à tout moment, en délivrant un autre formulaire complété, daté et signé et portant une date ultérieure, au plus tard le 24 avril 2023.

Ce présent avis vaut avis de convocation sous réserve qu’aucune modification ne soit apportée à l’ordre du jour à la suite de demande d’inscription de projets de résolutions présentés par les actionnaires.

Luxembourg, le 28 mars 2023
Pour le Conseil d’Administration
Le Président

Pièce jointe

• Sword Group_Avis de convocation AG 28 AVRIL 2023 V23032023 VF