Les grands bénéfices liés à l’horodatage de documents

L’horodatage de documents se positionne aujourd’hui comme un must have pour l’ensemble des organisations. Pour bien comprendre ce procédé, revenons dans un premier temps sur sa définition et ses fondamentaux. 

Le vrai visage de l’horodatage

Concrètement, l’horodatage permet d’apposer un véritable sceau numérique et de dater de façon incontestable un document numérique. Il est donc possible de donner une valeur légale à ses documents électroniques. Horodater un document permet alors d’attester la date et l’heure exacte à laquelle il a été émis ou signé.

Donner une valeur légale à des documents stratégiques à l’image d’un contrat de travail ou autre est donc désormais une option possible dans la mesure où l’on opte pour un certain type d’horodatage : l’horodatage qualifié. Seuls les tiers de confiance qualifiés par l’ANSSI sont en mesure de délivrer ces jetons d’horodatage. Opter pour l’horodatage qualifié permet également de garantir l’intégrité des fichiers dans leur ensemble. Une fois l’horodatage qualifié effectué, un jeton est alors automatiquement émis. Ce dernier atteste de la conformité de l’opération réalisée. Les jetons sont uniquement délivrés par les prestataires de services certifiés en tant qu’autorités de certification et prestataires de services qualifiés d’autorité d’horodatage.

Quelques exemples d’utilisation

-Bulletins de paie des collaborateurs

Largement déployés au sein des entreprises, les bulletins de paie électroniques concernent désormais des millions de personnes. Pour garantir leur authenticité et leur non-altération, il convient donc de mettre en place un processus de dématérialisation de confiance associant d’une part signature électronique et horodatage (avec cachet électronique).

-Émission de factures électroniques 

Encadrée par la loi, la dématérialisation de factures nécessite de respecter de nombreuses règles. Ainsi, pour ne pas avoir à conserver les factures au format papier (reçues ou émises), il est nécessaire que ces dernières soient numérisées selon les conditions définies par le législateur. Dans ce contexte, elles doivent notamment répondre à des garanties d’intégrité. L’horodatage qualifié est en particulier une des solutions qui y répond (cf. décret sur la copie fiable). 

-Protéger ses travaux et créations 
Nombre de métiers à l’image des architectes ont à protéger leurs travaux, plans et dessins contre les plagiats. Sur ce point, enregistrer et certifier la date de ses réalisations est un élément stratégique qui permet de prouver de manière irréfutable l’antériorité de ses créations.

Par Pascal Merlin - Business Unit Manager chez Certigna